Kanzlei-System
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Kapazitätsproblem?
Neuartige Lösung!
Das Kanzlei-System ist ein 12-monatiger, individueller Fahrplan für Steuerkanzleien. Das gemeinsame Ziel: Kapazitätsengpässe lösen. In der gemeinsamen Zeit arbeiten wir 1-zu-1 mit den Steuerkanzleien zusammen: In 4 wichtigen Bereichen geht es jeden Monat vorwärts und der Umsetzungsaufwand wird soweit reduziert wie nur irgend möglich.
Der 4-Säulen-Ansatz
Wirksame Rekrutierung
Sicherlich ist es nicht einfach, qualifizierte neue Mitarbeiter zu gewinnen. Sonst würde das regelmäßig und ohne großen Aufwand funktionieren. Und gleichzeitig gibt es klare Erkenntnisse, was in der Mitarbeitergewinnung - trotz Fachkräftemangel und eventuell schwieriger Region - gut funktioniert (und was nicht bzw. sehr teuer ist). Unser Ziel ist es, die Mitarbeitergewinnung für Sie so zu gestalten, dass Sie immer genügend hochwertige Bewerbungen zur Verfügung haben, ohne immer wieder neu Geld in die Hand nehmen zu müssen, mit ungewissen Erfolgsaussichten. Wir hören v.a. in den letzten 2 Jahren ständig von erheblichen Ausgaben für Maßnahmen, deren Ergebnis enttäuschend war. Das wollen wir Ihnen in zukünftig ersparen.
Mitarbeiterbindung & -performance
Hierbei liegt der Fokus zunächst auf der Steigerung bzw. Festigung der Zufriedenheit und somit Bindung Ihrer Mitarbeiter - das ist die Grundlage für eine Steigerung der Performance. Dann konzentrieren wir uns, je nach Bedarf, auf Verbesserungen von Prozessen und Zusammenarbeit und/oder individuelle Faktoren (bspw. konzentriertes Arbeiten, Priorisierung, Informationsflutbewältigung).
Profitabilität
Dieser Bereich ist von Kanzlei zu Kanzlei sehr unterschiedlich. Häufige Verbesserungspotenziale liegen in der Honorarhöhe und -gestaltung, der Fokussierung auf besonders lukrative Mandate, der Reduktion der Eigenverwaltungszeiten und dem Ausbau von Geschäftsfeldern (wie bspw. der betriebswirtschaftlichen Beratung).
Hebelwirkung
Hierbei arbeiten wir meistens v.a. an den folgenden Bereichen: Der Wirksamkeit in der Führung (von Vertrauensausbau bis Delegation) und der Entwicklung der eigenständigen Problemlösungsfähigkeit der Mitarbeiter. “Nebenbei” haben wir ständig ein Auge darauf, dass sich die Belastung der Kanzleileitung in eine “gesunde” Richtung entwickelt bzw. dort bleibt.
Das Konzept
1. Wirksamkeit als Basis
So banal es klingt: Die Basis ist die Wirksamkeit der Maßnahmen. Man kann sehr viel Zeit und Geld in Aktivitäten versenken, die wenig oder gar nichts bringen. Wir sehen jeden Tag Beispiele für Aktivitäten, die funktionieren und auch solche, die nicht funktionieren. Hierdurch haben wir zwar leider auch keine 100-%-ige Trefferquote, können diese für unsere Kunden aber signifikant erhöhen. Mini-Exkurs, der ein großes Problem in der Auswahl von Dienstleistern illustriert: Wenn man einen Hammer in der Hand hat, sieht alles aus wie ein Nagel! Ein Chirurg schneidet. Eine Agentur, die auf Anzeigenkampagnen über LinkedIn spezialisiert ist, empfiehlt natürlich eine Anzeigenkampagne über LinkedIn - ob sinnvoll oder nicht.
2. UUU
Die ultimative Umsetzungs-Unterstützung, die weiter unten beschrieben ist, stellt einen ganz entscheidenden Erfolgsfaktor für unsere Kunden dar. Die besten Ideen und Strategien bringen nichts, wenn diese nicht umgesetzt werden. Hier liefern wir Abkürzungen, siehe unten.
3. K wie Kontinuität
Sie wissen, wie es im Alltag ist, wenn man Verantwortung trägt: Zahlreiche Personen und Vorgänge "schreien" förmlich nach Aufmerksamkeit. Was kommt dann fast immer zu kurz? Die wirklichen Verbesserungen, die die Organisation entscheidend weiterbringen würden...Unser wirksamstes Gegenmittel: Die monatliche Planungs-Session, in der die wichtigsten Maßnahmen definiert werden. Wenn über 12 Monate in den wichtigsten 2-3 Zielbereichen jeden Monat eine wesentlichen Maßnahme umgesetzt wird, ist der Fortschritt sichergestellt. Die monatliche Planungs-Session (zu welcher man natürlich auch über Umgesetztes berichten möchte) ist hierbei der Dreh- und Angelpunkt.
500+
19+
1
Ultimative-Umsetzungs-Unterstützung
Sie kennen es bestimmt: Viele gute Ideen, Konzepte und Abkürzungen stehen in den Notizen bzw. liegen in der Schublade - werden aber nie Realität. Wir nennen das die „SAU-Krankheit“ (Scheitert an Umsetzung).
Auch wir können den Umsetzungsaufwand nicht auf Null setzen, ABER massiv reduzieren, im Schnitt um 90 %! Sie brauchen also für die Umsetzung oft statt 5 Stunden nur eine halbe Stunde. Das macht oft den Unterschied zwischen einerseits „vor sich herschieben“ und andererseits „ich mache es diese Woche“.
Wie ist es möglich, Ihren Umsetzungsaufwand so massiv zu kürzen?
Durch unseren ständigen Fokus hierauf - d.h. konkret:
- In der monatlichen Planungs-Session vereinbaren wir klare und gut machbare Schritte, die nicht überfordern
- Durch 1-Pager mit Minutenangaben. Dadurch wissen Sie, dass das Thema nicht ausufern wird und können es gut einplanen
- Mit intelligenten Vorlagen, bei denen nur die Lücken auszufüllen sind
- Über Kurz-Videos, bspw. zu „wie bringe ich dieses Vorhaben meinem Team gegenüber gut rüber?“. Das von uns erstellte Video können Sie entweder einfach abspielen oder 2-3 Mal schauen und inhaltlich selbst vermitteln
- Durch klare Kennzeichnung von Delegations-Möglichkeiten, die sonst oft übersehen werden
- Unsere Unterstützung: Wenn Sie an irgendeiner Stelle hängen bleiben sollten und nicht weiter wissen, steht Ihnen unser Team natürlich unterstützend zur Seite
2 Beispiele (von ca. 50 Umsetzungspunkten im Laufe der 12 Monate):
Beispiel 1: Angenommen, Sie wollen die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter messen, um den Ausgangspunkt sowie das Greifen oder Nicht-Greifen von Aktivitäten besser beurteilen zu können. Dann gehen die Detailfragen los: Wie macht man das? Was fragt man überhaupt? Wie macht man das technisch? Wie wahrt man die Anonymität? Wie interpretiere ich die Zahlen? Wie oft sollte es wiederholt werden und in welchem Turnus? Wie vermeide ich, dass es bei den Mitarbeitern komisch ankommt? Wie bekomme ich mein Team dazu, mitzumachen?
Hier liefern wir: Einen 1-Pager, eine technische Vorlage die Sie leicht übernehmen können und ein 3-Min-Video das die Mitarbeiter vom Sinn des Ganzen überzeugt sowie Hinweise zur Interpretation des Ergebnisses. Sie haben ca. 20 Minuten (kein Witz!) Aufwand mit dem Ganzen (statt vielen Stunden).
Beispiel 2: Ein Kunde von uns (Steuerberater) wusste, dass der Karrierebereich seiner Website „Luft nach oben“ hat. Das Beschäftigen hiermit machte leider ein größeres Fass auf, da die gesamte Website schon in die Jahre gekommen war... Das war ihm auch schon länger bewusst... Trotz eines Dienstleisters im Mandantenstamm stockte das Thema seit über einem Jahr, weil es immer wieder Input vom ihm brauchte. Aber Fristen, Sonderthemen, Mitarbeiterprobleme und Mandanten "schreien lauter"... So verzögerte es sich immer wieder...
Wir setzen den Karrierebereich komplett für Sie um und reduzieren damit Ihren Aufwand für einen neuen oder verbesserten Karrierebereich von 5-10 Stunden auf 1-2 Stunden.
Der große Unterschied
in der Mitarbeitergewinnung
Speziell in Bezug auf das Thema Rekrutierung (möglicherweise der Erfolgsfaktor Nr. 1 in den nächsten Jahren) möchten wir auf drei wichtige Dinge hinweisen, vor dem Hintergrund, dass (speziell in den letzten 2-3 Jahren) haufenweise Anbieter die Zielgruppe Kanzleien "für sich entdeckt" haben. Das ist prinzipiell auch nicht schlimm (manche machen einen wirklich guten Job), bringt nur leider folgende Probleme mit sich
1. Das Hammer-Nagel Phänomen
Wenn man einen Hammer in der Hand hat, sieht alles aus wie ein Nagel. Ein Chirurg schneidet. Eine Agentur, die auf Anzeigenkampagnen über LinkedIn spezialisiert ist, empfiehlt natürlich eine Anzeigenkampagne über LinkedIn - ob sinnvoll oder nicht.
2. Die (zwangsweise) abnehmende Wirksamkeit eines Mediums
Es passiert mit jedem Medium: Etwas funktioniert -> aufgrund des Erfolgs wird es zunehmend genutzt ->durch die zunehmende Nutzung wird die Relation von Aufwand zu Ertrag immer schlechter.
Warum? Aus zwei Gründen:
1) Erheblich mehr "Angler" im gleichen Teich, der deswegen nicht mehr Fische hat
2) Der "Angelplatz" (d.h. die Kosten pro Klick bzw. pro Impression) wird teurer und teurer.
Diese Entwicklung gab es zuerst bei Printanzeigen, dann bei Jobportalen und aktuell Social Media Anzeigen.
Wir haben drei Wege identifiziert, die in der Mitarbeitergewinnung funktionieren:
- Eine zeitlose Vorgehensweise (da nicht medienabhängig)
- Eine weitere Vorgehensweise, die voraussichtlich auch in Jahren noch funktionieren wird, wenn in der jeweiligen Region noch nicht besetzt (Stand jetzt überwiegend noch möglich)
- Eine Vorgehensweise, die aktuell sehr gut funktioniert, aber in der Wirksamkeit abnehmen kann, wenn es andere Anbieter erkannt haben
Wir empfehlen dringend, sich in Bezug auf das Thema Mitarbeitergewinnung (egal ob aktuell Stellen vakant sind oder nicht) in die Pole-Position zu bringen. Gerne begleiten wir dabei in wirksamer Weise.
Kundenstimmen
Das sagen zufriedene Kunden über unser Team
Die Zusammenarbeit mit Ihnen ist durch eine hohe Professionalität gekennzeichnet und ich freue mich darauf, diese intensiv fortzuführen.
Dr. Knut Eckstein
Wirksame Strategien auf den Punkt gebracht. Für den Praktiker gut geeignet.
Heiner Röttger
Die Zusammenarbeit läuft, in jeder Hinsicht, immer reibungslos.
Karin Huber-Akgün
Kurzum: fachliche Inhalte perfekt verpackt!
Gerd Ladage
Zach Davis und sein Team verstehen es, neue Trends und Ideen für uns Unternehmer und Berater aufzugreifen und praxisnah zu beschreiben.
Hans-Joachim Kraatz
kmk Steuerberatungsgesellschaft mbH
Ich selbst durfte Zach Davis im Rahmen einer individuellen Schulung kennenlernen und mich davon überzeugen, mit welch einfachen Hilfsmitteln man schnell Erfolge erzielen kann. Für diese Tools und Tipps bin ich Herrn Davis sehr dankbar.
Ken Berger
Partnerschaftsgesellschaft mbB
Kanzleikunden
Innerhalb der Kanzleiwelt arbeiten wir mit Kanzleien aller Größen. Nachfolgend finden Sie einige Kanzleien, mit denen wir über die Jahre in verschiedenen Kapazitäten zusammen gearbeitet haben.
